ПОЛОЖЕНИЕ об обработке и защите персональных данных клиентов Общества с ограниченной ответственностью «Цифровая Артель»

1.1. Настоящее положение об обработке и защите персональных данных клиентов (далее «Положение») Обществом с ограниченной ответственностью «Цифровая Артель» (далее по тексту так же – «Общество» и «Оператор», соответственно) является локальным нормативным актом, принятым с учетом требований, в частности Федерального закона от 27.07.2006 №152 – ФЗ «О персональных данных» (далее – «Закон о персональных данных»).

1.2. В Положении используются термины и определения в соответствии с их значениями, определенными в Законе о персональных данных. Основные понятия, используемые в Положении:

1.2.1. Оператор – ООО «Цифровая Артель» (ИНН: 9715465762, ОГРН: 1237700778985)

1.2.2. Клиент – физическое лицо (представитель юридического лица), потребитель услуг, предоставляемых Обществом, субъект персональных данных.

1.2.3. Услуги – действия Оператора, обусловленные условиями заключенного с клиентом договора об оказании услуг.

1.2.4. Персональные данные – информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении Оператора, позволяет идентифицировать личность Клиента и/или Сотрудника (Соискателя, Уволенного сотрудника).

1.2.5. Информационная система персональных данных – информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

1.2.6. Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение, передачу, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

1.2.7. Передача персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц.

1.2.8. Распространение персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.

1.2.9. Использование персональных данных – действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.

1.2.10. Конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.2.11. Защита персональных данных – комплекс мер технического, организационного и организационно-технического, правового характера, направленных на защиту сведений, относящихся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных).

1.2.12. Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работникови (или) врезультате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

1.2.13. Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

1.2.14. Информация – сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления.

1.2.15. Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

1.2.16. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.d

1.3. Основной целью Положения является защита персональных данных работников и клиентов Общества от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты, а также установление ответственности лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

1.4. Настоящее Положение утверждается руководителем Общества и действует до его отмены приказом или до введения нового Положения.

1.5. Внесение изменений в Положение производится приказом руководителя Общества. Изменения вступают в силу с момента подписания соответствующего приказа.

2.1. К субъектам, персональные данные которых обрабатываются Оператором в соответствии с Положением, относятся:
– клиенты/представители клиентов Общества;
– иные лица, персональные данные которых Оператор обязан обрабатывать в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1. Целями обработки персональных данных Оператором являются:
– выполнение требований законодательства по определению порядка обработки и защиты данных физических лиц, являющихся клиентами или контрагентами Оператора, заполнению первичной статистической документации, ведению кадрового и налогового учета;
– осуществление прав и законных интересов Оператора в рамках осуществления хозяйственной деятельности;
– исполнения обязанностей по договору оказания услуг, одной из сторон которого является субъект персональных данных.

3.2. Персональные данные Клиентов обрабатываются в целях предоставления Оператором услуг согласно условиям заключенного с клиентом договора возмездного оказании услуг; хранения данных клиентов; предоставления консультаций, иной информации о деятельности и услугах Общества по запросам клиента, исполнения иных договорных обязательств, одной из сторон которых является Клиент. Оператор собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названных целей.

3.3. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.

4.1. Сведения о персональных данных Клиентов являются конфиденциальными.

4.2. К персональным данным относятся:

4.3. Все персональные данные Клиентов работники Оператора получают непосредственно от субъектов персональных данных – Клиентов.

4.4. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.1. До начала обработки персональных данных Оператор обязан уведомить Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций о намерении осуществлять обработку персональных данных.

5.2. Правовым основанием обработки персональных данных является Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.3. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством в области персональных данных и настоящим Положением.

5.4. Обработка персональных данных Оператором выполняется следующими способами:
– неавтоматизированная обработка персональных данных;
– автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
– смешанная обработка персональных данных.

5.5. Обработка персональных данных Оператором осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством в области персональных данных.

5.6. Обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, осуществляется с соблюдением запретов и условий, предусмотренных ст. 10.1 Закона о персональных данных. Согласие на обработку таких персональных данных оформляется отдельно от других согласий на обработку персональных данных.

5.7. К обработке персональных данных Клиентов, Работников, Соискателей и Уволенных работников могут иметь доступ только работники Оператора, допущенные к работе с персональными данными, ознакомленные под подпись с настоящим Положением и иными локальными актами, регулирующими обработку и защиту персональных данных.

5.8. Перечень сотрудников, имеющих право доступа к персональным данным (далее – Перечень), определяется приказом Оператора на основании должностных обязанностей сотрудников и производственной необходимости. С указанным Перечнем сотрудники должны быть ознакомлены под подпись.

5.9. Документы, содержащие персональные данные Клиентов хранятся в административной системе сайта https://xcards.ru/, в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

5.10. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных.

5.11. Обработка персональных данных осуществляется путем сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, передачи (распространение, предоставление, доступ), обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения персональных данных, в том числе с помощью средств вычислительной техники.

5.12. Сбор, запись, систематизация, хранение, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются посредством:
– получения оригиналов документов либо их копий;
– копирования оригиналов документов;
– внесения сведений в учетные формы на бумажных и электронных носителях;
– создания документов, содержащих персональные данные, на бумажных и электронных носителях;
– внесения персональных данных в информационные системы персональных данных.

5.13. Общество использует следующие информационные системы:
– корпоративная электронная почта;
– система электронного документооборота;
– система нормативно-справочной информации;
– информационный портал.

5.14. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством в области персональных данных и настоящим Положением.

6.1. Оператор обязан при обработке персональных данных принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.

6.2. С целью защиты персональных данных соответствующими приказами назначаются:
– работник, ответственный за организацию обработки персональных данных;
– форма согласия на обработку персональных данных, форма согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения;
– иные локальные нормативные акты, принятые в соответствии с требованиями законодательства в области персональных данных.

6.3. Работники, которые занимают должности, предусматривающие обработку персональных данных, допускаются к ней после подписания соглашения об их неразглашении.

6.4. Для эффективной защиты персональных данных Оператором предпринимаются следующие меры:

6.4.1. Оператор и его сотрудники соблюдают порядок получения, учета и хранения материальных носителей персональных данных;

6.4.2. Применяются организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимые для выполнения требований к защите персональных данных;

6.4.3. Оператором определяются угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

6.4.4. Работники Оператора, ответственные за обработку персональных данных, а также сотрудники, чьи обязанности связаны с получением, обработкой и защитой персональных данных должны быть ознакомлены настоящим Положением под подпись. Кроме того, перечисленные сотрудники должны быть ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, иными локальными актами Оператора в отношении обработки персональных данных, и проходят соответствующий инструктаж и/или обучение;

6.4.5. Работники, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, привлекаются к дисциплинарной ответственности;

6.4.6. Допуск к персональным данным Клиентов работника Оператора, не прошедшего инструктаж, запрещается.

6.4.7. Документы, содержащие персональные данные на бумажном носителе, хранятся в помещении офиса Оператора по адресу: 127566, Россия, Москва г, ул. Римского-Корсакова, д. 4, где обеспечивается защита от несанкционированного доступа к ним.

6.5. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиентов и Работников, обеспечивается:
– использованием антивирусного программного обеспечения;
– использованием лицензионных программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным;
– использованием информационных систем, имеющих дополнительную систему защиты данных;
– доступ к персональной информации, содержащейся в информационных системах Оператора, осуществляется по индивидуальным паролям. Предоставление доступа к учетной записи иным лицам не допускается;
– передачей данных по защищенным каналам связи;
– ведением учета материальных носителей информации;
– выявлением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием соответствующих мер;
– разработкой и установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;
– установлением физической охраны информационных систем (технических средств и носителей информации), предусматривающей контроль доступа в помещения информационных систем посторонних лиц, наличием надежных препятствий для несанкционированного проникновения в помещения информационных систем и хранилище носителей информации:
– работники Оператора, обрабатывающие персональные данные, периодически проходят обучение требованиям законодательства в области персональных данных;
– в должностные инструкции работников Оператора, обрабатывающих персональные данные, включаются, в частности, положения о необходимости сообщать о любых случаях несанкционированного доступа к персональным данным.

6.6. Копировать и делать выписки персональных данных разрешается исключительно в служебных целях.

6.7. Работникам Оператора запрещается выносить вышеуказанную информацию за пределы рабочего места на бумажных, машиночитаемых и иных носителях за исключением случаев, когда это необходимо в силу производственной необходимости для выполнения работников своих должностных обязанностей.

6.8. При работе с персональными данными работникам Оператора следует соблюдать меры, предупреждающие и ограничивающие доступ к указанной информации не уполномоченных на ее получение лиц. В том числе:
– не передавать свой пароль от входа в информационную систему третьим лицам;
– не допускать хранения в открытом доступе документов, содержащих конфиденциальную информацию;
– осуществлять хранение архивов документов в помещениях с ограниченным доступом, в закрывающихся на ключ шкафах/сейфах в течение установленного нормативно-правовыми актами Российской Федерации срока;
– после истечения, установленного нормативно-правовыми актами Российской Федерации, срока хранения документы уничтожаются вручную, либо с использование специального оборудования, о чем составляется соответствующий акт.

6.9. Нарушение данных обязанностей считается совершенным, когда сведения, содержащие персональные данные и другую конфиденциальную информацию, стали известны лицам, которые не должны располагать такой информацией.

6.10. По разрешению Оператора раскрытие конфиденциальной информации (персональных данных) третьим лицам возможно в случае привлечения их к деятельности, требующей знания такой информации, и только в том объеме, который необходим для реализации целей и задач, а также при условии принятия ими на себя обязательства не разглашать полученные сведения.

6.11. В случаях, установленных законодательством Российской Федерации, раскрытие конфиденциальной информации возможно сотрудникам правоохранительных органов, при наличии законных оснований и надлежащим образом оформленных документов,подтверждающих такие основания.